Como cobrar um cliente atrasado pelo WhatsApp sem implorar

Seu cliente não está quebrado. Ele só não está pensando em você. Aqui vão seis mensagens, na ordem, do lembrete simpático ao aviso final. Copie do jeito que está.

Quase nunca é pessoal. Quase sempre é bagunça.

Vamos começar pela boa notícia, e ela é boa de verdade: o cliente que não te pagou não está em casa rindo da sua cara. Ele não quebrou. Não odiou o serviço. Ele abriu sua mensagem numa terça enquanto fazia outra coisa, pensou “beleza, resolvo depois”, e esse depois nunca chegou.

Sua fatura não é um dilema moral na vida dele. É a linha 14 de uma lista de pendências que ele não abriu. Ou seja: seu trabalho não é fazer ele se sentir culpado. Seu trabalho é voltar para o topo da pilha, de novo e de novo, com calendário, até o dinheiro sair.

É isso. É essa a habilidade inteira. O resto aqui embaixo é só redação.

Cobre com calendário, não com o humor do dia

Cobrar parece horrível porque quase todo mundo cobra no impulso: espera até ficar irritado, manda uma indireta às 11 da noite, se sente péssimo e deixa passar mais três semanas. Isso não é um sistema. É uma mágoa com celular.

Escolha o calendário antes de ficar bravo, e siga como horário de ônibus:

Seis contatos em um mês. Se parece muito, lembre quem está com o seu dinheiro.

As seis mensagens, palavra por palavra

Troque o nome, o número e o valor. Mantenha a estrutura, porque é ela que faz o trabalho.

1. Dia 0: a mensagem que evita as outras cinco

Três frases, e elimina qualquer desculpa que um ser humano consiga inventar: ele sabe o número, o valor, o prazo e como pagar. Mande no mesmo dia em que terminar, não no domingo quando você “põe a papelada em dia”. A urgência evapora com o tempo, e a lembrança de como o serviço ficou bom também.

2. Dia 1 de atraso: o lembrete leve

Dia um. Não dia dez. Cobrar no primeiro dia não é agressivo, é normal, e avisa baixinho para esse cliente, e para todos os próximos, que as suas datas valem alguma coisa. Quem recebe atrasado quase sempre é quem nunca fez uma data valer.

3. Dia 7: reenvie o documento e peça uma data

Dois movimentos aqui. Primeiro, reenvie o PDF: nunca faça alguém rolar a conversa atrás da coisa que você quer que ele pague. Segundo, peça uma data, não um pagamento. “Já vejo isso” não custa nada pra ele. “Terça” é uma promessa com nome e sobrenome, e essas as pessoas cumprem muito mais.

4. Dia 14: a consequência

É aqui que a maioria ou some ou explode. Nenhuma das duas. Coloque uma consequência real, pequena e que dependa de você: o próximo serviço, a próxima visita, os arquivos finais, a garantia, a prioridade na agenda. Nada de ameaça que você não vai cumprir. Nada de caixa alta. Quanto mais seco o tom, mais sério ele soa.

5. Dia 21: a saída elegante

Essa mensagem faz uma coisa que nenhuma das outras faz: separa o cliente que não pode pagar do que não quer. Se ele aceitar o parcelamento, você recebe e mantém o cliente. Se ignorar uma oferta tão fácil, agora você sabe exatamente com o que está lidando, e pode parar de ser gentil.

6. Dia 30: aviso final

Repare no que mudou: sem simpatia, sem emoji, sem pergunta. Só fatos com data. Essa mensagem não é escrita pro Marcos, na real. É escrita pra quem vier ler depois: um mediador, um formulário de juizado, ou o próprio instinto de sobrevivência do Marcos. Só inclua um passo que você esteja realmente disposto a dar.

Coisas que você nunca deveria mandar

• •“Desculpa incomodar…” Você não está incomodando. Está cobrando. São atividades diferentes.
• •“Quando puder” Parabéns, você acabou de dar permissão pra ele nunca poder.
• •“Passando pra saber” sem o valor na mensagem. Agora ele tem que ir atrás da fatura sozinho. Ele não vai.
• •Um textão reexplicando o serviço. Ele sabe o que comprou. Valor, número, como pagar. É essa a mensagem.
• •Qualquer coisa às 11 da noite de domingo. Mensagem de madrugada soa como desespero. Terça de manhã soa como contabilidade. As mesmas palavras, resposta completamente diferente.
• •Print do app do banco. Você não está num tribunal. Mande a fatura, não provas.

A melhor cobrança é a que você nunca precisa fazer

Todo atraso tem uma causa, e ela quase sempre aconteceu semanas antes: na hora em que você mandou a conta. Seis correções, na ordem do tempo que vão te economizar:

1. 01Coloque uma data de vencimento de verdade. “Assim que der” não é data. “Vence sexta, 8 de agosto” é. Prazo vago produz pagamento vago.
2. 02Peça entrada em tudo que envolve material. 30-50% adiantado. Se o cliente não quer pagar entrada, você acabou de descobrir uma coisa utilíssima e muito barata.
3. 03Ponha os dados de pagamento no documento. Não numa mensagem separada que vai passar batido. No PDF, do lado do total, onde o polegar dele já está.
4. 04Mande um PDF, não um número numa bolha de conversa. “R$ 850, valeu!” é mensagem de texto. Não dá pra encaminhar pro contador, arquivar nem citar depois. Documento é tratado como documento.
5. 05Numere suas faturas. INV-0042 é uma coisa que existe no mundo. “aquela fatura que te mandei” é uma discussão esperando pra acontecer.
6. 06Mande no mesmo dia em que terminar. Seu serviço vale o máximo na hora em que é entregue, e cai a cada dia depois disso. Cobre dentro do entusiasmo.

Como fazer tudo isso pelo WhatsApp

Aqui vem a parte em que a gente admite que fabrica uma coisa. Se você está lendo um artigo sobre cobrar pelo WhatsApp, provavelmente já fatura pelo celular. É exatamente pra isso que existe o Wabilio.

Você manda mensagem pro nosso número do WhatsApp (ou um áudio, ele transcreve também), preenche um formulário curto (cliente, itens, valor) e recebe de volta uma fatura em PDF com os seus dados de recebimento já impressos: Pix no Brasil, Nequi ou Daviplata na Colômbia, SPEI no México, Bizum ou IBAN na Espanha, Zelle, Venmo ou Cash App nos EUA, Interac e-Transfer no Canadá, transferência, GoPay, OVO, DANA ou QRIS na Indonésia. Sem instalar nada. Leva mais ou menos um minuto, e seus dados ficam salvos depois da primeira vez.

Plano grátis: 10 faturas e 10 orçamentos por mês, 20 documentos no total. Sem cartão e sem contagem regressiva de teste. E se você preferir não falar com bot nenhum, o gerador de faturas grátis funciona no navegador sem cadastro.

E o cliente que não paga nunca?

Sempre tem um. Mande as seis mensagens, guarde tudo, dê o passo formal que o seu país permitir, e depois pare de trabalhar pra ele. Definitivamente. Um cliente que te custa trinta dias de cobrança a cada serviço não é cliente: é uma assinatura que quem paga é você.

Corta esse cliente. E amanhã mande a fatura no mesmo dia em que terminar, com data de vencimento, como quem espera receber. Porque você vai receber.

Perguntas frequentes